В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

Корпоративная карта - это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте - это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник - списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное - отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное - не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете - тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар - товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов - валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань - это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

• только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
• вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
• легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис - это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах - для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили - товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок - дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке - тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО - сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной - можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно - это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Можно снимать наличку по корпкарте?

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так - выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз - безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт?

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

• делаете займ компании;
• возвращаете средства;
• вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств - это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка - бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Часто рекомендуют вносить деньги на счёт через отделение банка, где будет чётко прописано назначение платежа. Дело в том, что при внесении денег через банкомат не указывается в комментариях цель внесения. А цель определить нужно, потому что у налоговой могут возникнуть вопросы, должны ли внесённые деньги облагаться налогами. Бухгалтеру при учёте важно сразу правильно отразить движение денег на соответствующих счетах учёта.

Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без комментария, а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.

Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте - спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.

Подсказала Балашова Елена - бухгалтер в Кнопке.

Рассказала всем Шиляева Марина - маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме . Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь:)

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

7 правил для корпоративной карты

Как учитывать движение денег по банковской карте и их расходование работником

Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина и ФНС можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Корпоративная банковская карта - хороший выход, если работникам надо самим что-то оплачивать. Деньги на счете принадлежат организации, но карта выпускается на конкретного работник ап. 1.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далее - Положение № 266-П) . О правилах использования корпоративной карты и учета операций, с ней связанных, мы и расскажем.

ПРАВИЛО 1. О карточном счете надо информировать налоговую и внебюджетные фонды

Для корпоративной карты открывается отдельный банковский сче тп. 2 ст. 11 НК РФ . Об этом счете (как о его открытии, так и о его закрытии) надо сообщить и в ИФНС, и в ПФР, и в ФСС по месту нахождения организации.

Рекомендуемую ПФР форму сообщения об открытии счета можно найти: сайт ПФР → Работодателям → Уплата страховых взносов и представление отчетности → Отчетность и порядок ее представления → Рекомендуемые образцы документов

Сделать это нужно в течение 7 рабочих дней со дня открытия такого счет ап. 2 ст. 23 , п. 6 ст. 6.1 НК РФ ; п. 1 ч. 3 ст. 28 , ч. 6 ст. 4 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ); Постановление Президиума ВАС от 21.09.2010 № 2942/10 . Для этого следует направить:

• в налоговую - сообщение по форме № С-09-1утв. Приказом ФНС от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@ . Заполняя эту форму, информируйте именно об открытии счета в банке, а не о возникновении прав на использование корпоративного электронного средства платежа (КЭСП). Ведь КЭСП и корпоративная банковская карта - не одно и то же.

Сообщает

1 - об открытии счета 2 - о закрытии счета 3 - о возникновении права использовать КЭСП 4 - о прекращении права использовать КЭСП

При сообщении в инспекцию об открытии банковского счета для использования корпоративной банковской карты в этих ячейках формы № С-09-1 надо поставить «1»

1 - в банке 2 - в органе Федерального казначейства (ином органе, осуществляющем открытие и ведение лицевых счетов)

• в ФСС - сообщение по рекомендованной им форм еПисьмо ФСС от 28.12.2009 № 02-10/05-13656 ;
• в ПФР - сообщение по рекомендованной форме, которую можно найти на сайте Фонда.

Кстати, к одному карточному счету может быть выпущено несколько карт - основная и дополнительны еп. 2.1 Положения № 266-П . Причем к одному и тому же счету могут быть выпущены карты на разных работников вашей организации. О выпуске каждой из дополнительных карт сообщать в инспекцию и фонды не нужно.

ПРАВИЛО 2. Выдача корпоративной карты на счетах бухучета не отражается

Сама карта принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Если банковская карта именная и работник сам будет получать ее в банке, то вести журнал учета банковских корпоративных карт необязательно. Хотя иногда бухгалтеру приходится заполнять доверенность на получение конкретным работником в банке корпоративной карты (образец доверенности, как правило, предоставляет сам банк).

О том, кому из работников выданы карты, банк может сообщить вашей организации в реестре на выпуск международных корпоративных карт или в ином документе (это зависит от принятой в банке системы документооборота и условий, прописанных в вашем с ним договоре).

ПРАВИЛО 3. Через кассу не надо проводить деньги, полученные работником через банкомат

В последнее время бухгалтеры жалуются на то, что инспекторы при проверках делают им замечания: в кассовой книге не отражены операции по снятию работниками денег с банковской карты. Якобы эти деньги в день их снятия надо оформить как поступившие в кассу и тут же - как выданные под отчет. Если же через кассу такие деньги не прошли, то штрафуют организацию за неоприходование в кассу наличност ист. 15.1 КоАП РФ .

Мнение читателя

“ Когда мы только открыли банковскую корпоративную карту, то боялись, что будут сложности с расчетом кассового остатка. Ведь закрываемся мы в 18.00, а работник может снять наличные через банкомат даже глубокой ночью. Но оказалось, что эти деньги по кассе вообще не надо проводит ь” .

Зухра,
г. Уфа

Однако понятно, что деньги в кассу физически «не попадали». Так что бухгалтерия не может ни оприходовать их, ни выдать под отчет. Поэтому в кассовой книге такие операции отражаться не должны. И суды поддерживают именно такую позицию, отказывая налоговикам во взыскании штрафов с организаци йПостановления 7 ААС от 20.12.2012 № А03-6142/2012 ; 3 ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012 .

Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.

ПРАВИЛО 4. О «карточных» деньгах работник должен отчитаться

Работник, на имя которого выпущена карта, может расплачиваться с ее помощью за покупки или снимать наличные через банкома тп. 2.5 Положения № 266-П . Деньги, которые находятся на счете корпоративной банковской карты, - это деньги, которые работник еще не получил и которыми он еще никак не воспользовался. Отчитываться за них работнику будет нужно, только когда он либо снимет с карты наличные, либо что-нибудь оплатит картой.

Полученные через банкомат деньги по сути сродни деньгам, выданным работнику под отчет. Ведь, прежде всего, это деньги организации. Разумеется, работник не должен после каждой покупки сразу бежать в бухгалтерию и писать отчет. Достаточно делать это раз в несколько дней - порядок должен утвердить руководитель организации. Сумма, которую работник может потратить, ограничена остатком денег на корпоративной карте (если, конечно, на карте не установлен кредитный лимит и не предусмотрена возможность овердрафта). Обратившись в банк, организация может установить и дополнительные ограничения для каждой из карт.

ОБСУЖДАЕМ С РУКОВОДИТЕЛЕМ

Чтобы контролировать расходование денег компании, лучше издать приказ о правилах использования корпоративных банковских карт. В нем важно закрепить срок, в течение которого работник обязан отчитаться о деньгах, потраченных посредством карты или снятых с нее.

Отчет работник может составлять или по унифицированной форме № АО-1, или по форме, самостоятельно разработанной вашей организацией. К примеру, вместо строки «получен аванс из кассы» можно предусмотреть строки «получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов».

Есть мнение, что, когда работник приобрел что-либо для компании, оплатив это картой в безналичном порядке, составлять полноценный авансовый отчет необязательно. Несомненно, работник все равно должен представить в бухгалтерию подтверждающие документы и сроки для этого также должны быть регламентированы руководством вашей организации (к примеру, в том же приказе). Только вот приложить такие документы (чеки ККТ, накладные, товарные чеки) работник может к служебной записке.

Но надо сказать, что большинству бухгалтеров привычнее, когда все отчеты составляются по форме № АО-1. К тому же название «авансовый отчет» поможет избежать споров с инспекторами при проверке правильности расчета налога на прибыль. Ведь «датой осуществления» представительских расходов, расходов на командировки, содержание служебного транспорта, иных подобных затрат считается дата утверждения авансового отчета о потраченных работником деньга хподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ .

Раз в месяц банк, как правило, предоставляет организации отчет по каждой корпоративной карте. Получив его, можно проверить полноту авансовых отчетов работников. Проще всего тем организациям, у которых подключен интернет-банк.

ПРАВИЛО 5. Если работник не отчитался за «карточные» деньги, их можно удержать из его зарплаты

Если работник в установленный в вашей организации срок не представил документы, оправдывающие расход списанных с карты денег, то по распоряжению руководства бухгалтерия может удержать их из зарплаты работника. То же самое можно сделать, если сотрудник истратил деньги не по назначению, к примеру на какие-то свои личные цел истатьи 238 , 241 ТК РФ .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Нельзя никому сообщать ПИН-код банковской карты. А если ее украли или она потеряна, надо как можно скорее позвонить в банк, выдавший карту, и заблокировать ее.

Однако учтите, что одного приказа руководства для такого удержания не достаточно. Нужно доказать размер ущерба и вину работника. Сумма причиненного организации ущерба может быть взыскана с работника по распоряжению руководителя, есл истатьи 238 , , 246, 247, 248 ТК РФ :

• такое распоряжение сделано не позднее 1 месяца со дня установления организацией размера причиненного работником ущерба;
• сумма ущерба не превышает средний месячный заработок работника.

Если хотя бы одно из этих условий у вас не соблюдается, удержание из зарплаты работника незаконно.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Ответственность за расходование средств по корпоративной банковской карте в пределах установленных расходных лимитов несет держатель такой карты (то есть работник, на чье имя она выпущена).

В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, использованная не по назначению сумма взыскивается с виновного работника в соответствии со статьями 238, 241 и 248 ТК РФ. То есть нужно:

• доказать, что причиненный организации ущерб явился следствием виновных действий работника;
• определить сумму этого ущерба;
• соблюсти порядок взыскания такого ущерба, предусмотренный Трудовым кодексом. В частности, это означает, что по распоряжению работодателя с него можно взыскать ущерб только в пределах среднемесячного заработк а” .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Не исключено, что работник использует деньги с корпоративной карты не по назначению. Чтобы обезопасить фирму, лучше ограничить возможность использования им денег на карте определенным лимитом. Если такой лимит будет меньше среднемесячного заработка работника, взыскать с него деньги, использованные не по назначению, будет проще.

Учтите, что не всегда получится за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба, даже если его размер не превышает среднемесячного заработка работника - держателя карты. Ведь в данном случае общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%ст. 138 ТК РФ . Причем предельный размер удержаний нужно считать от суммы, которая осталась после удержания НДФЛПисьмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 .

Правда, работник может и добровольно возместить причиненный им ущерб, даже если сумма такого ущерба больше его среднемесячного заработка.

Если же работник против того, чтобы из его зарплаты что-то удерживали, эти деньги для вашей организации еще не потеряны. Можно обратиться в суд.

ПРАВИЛО 6. Безналичные траты работника и снятие им наличных проводим через счет 71

Проводки, которыми должны отражаться операции с использованием корпоративной банковской карты, зависят от типа этой карты. Она бывает:

• <или> дебетовая - когда списания с карты по общему правилу возможны только в пределах имеющихся на ней денежных средств;
• <или> кредитная - когда можно расходовать и деньги организации, имеющиеся на карте, и деньги банка, предоставляемые в рамках утвержденного кредитного лимита.

Но и в том и в другом случае списание денег с карты, которое происходит по инициативе работника (ее держателя), привычнее проводить через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласны с этим и аудиторы.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“ Расходование средств работником с корпоративной банковской карты нормативными документами (включая План счетов) специально не оговаривается, но по экономическому смыслу - это подотчетные средства. Поэтому на практике организации используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Очень важно, чтобы именно тот, кто выполнял платежи по банковской карте или снимал с нее наличные, отчитался за эти деньги.

Пока работник не представит авансовый отчет, за ним будет числиться дебетовый остаток на счете 71. При этом не имеет значения, как расходовались средства с карты - путем оплаты в магазинах или путем снятия наличных.

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» менее логично применять для отражения расходования денег с корпоративной банковской карты. Ведь его смысловая нагрузка несколько иная - на нем, как правило, отражаются разовые операции, отличные от регулярного расходования средств в рамках должностных обязанностей работников (займы работникам, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т. п.)” .

Приведем проводки по операциям по дебетовой карте (будем рассматривать на примере рублевых карт).

Содержание операции	Дт	Кт
На дату пополнения карточного счета
Перечислены деньги с расчетного счета на карточный		51 «Расчетные счета»
На дату списания банком комиссии
Банковская комиссия, списанная со счета карты, учтена как прочий расход	91-2 «Прочие расходы»	55, субсчет «Карточный счет»
В налоговом учете банковская комиссия учитывается как внереализационный расхо дподп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ
На дату использования карты работником (если в организации есть оперативный доступ к данным о движении денег на счетах)*
С карты оплачены приобретенные работником товары, работы, услуги		55, субсчет «Карточный счет»
С карты работником сняты наличные
На дату составления работником отчета о потраченных суммах
Работник отчитался за наличные, снятые с карты и истраченные на нужды организации, или за безналичные расходы	26 «Общехозяйственные расходы» (60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками», 10 «Материалы», 44 «Расходы на продажу» и т. д.)	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
	19 «НДС по приобретенным ценностям»

* Некоторые организации делают так. Когда работники приносят в бухгалтерию отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, делается проводка по дебету счета 71 и кредиту счета 57 «Переводы в пути». Когда из банка приходят ежемесячные отчеты по картам, оформляется проводка по дебету счета 57 и кредиту счета 55.

Отражать в учете суммы, за которые работник не отчитался, надо так.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Начальник отдела методологии и внутреннего аудита ООО «ПРОДО Менеджмент»

“ Средства, списанные с банковского счета организации в результате совершения операции с использованием корпоративной банковской карты, считаются выданными под отчет работнику. Если он не представит в срок, установленный руководством организации, авансовый отчет с подтверждающими документами, то надо сделать проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 71.

Когда организация установит вину и сумму ущерба, причиненного работником, надо сделать проводку по дебету счета 73 и кредиту счета 94.

После того как деньги будут удержаны из зарплаты работника или внесены им наличными в кассу, это надо отразить по кредиту счета 73 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или счета 50 «Касса »” .

Операции по кредитной карте за счет собственных средств отражаются так же, как и операции по дебетовой карте. А операции по использованию кредитного лимита и возврат денег банку будут отражаться следующим образом.

Деньги банка увеличивают платежный лимит карты. Однако кредит считается полученным только после того, как компания воспользуется им. То есть после того, как с карты будут списаны (наличными или в безналичном порядке) деньги за счет кредитного лимита. Поэтому нет необходимости отражать в учете получение кредита (делать проводку по счету 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам») сразу после установления банком кредитного лимита.

Содержание операции	Дт	Кт
На дату списания с карты средств за счет кредитного лимита по инициативе работника
С карты списаны деньги, использованные работником на покупку товаров, работ, услуг	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет»
	55, субсчет «Карточный счет»
На дату списания банком комиссии за счет кредитного лимита
Со счета карты списана банковская комиссия за счет кредитного лимита	91-2 «Прочие расходы»	55, субсчет «Карточный счет»
	55, субсчет «Карточный счет»	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
На дату пополнения кредитной карты и погашения использованного кредита
С расчетного счета на карточный перечислены деньги для погашения долга по использованному кредитному лимиту	55, субсчет «Карточный счет»	51 «Расчетные счета»
	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»	55, субсчет «Карточный счет»
На дату начисления банком процентов за пользование кредитом
Начислены проценты по кредиту банка	91-2 «Прочие расходы»	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
В налоговом учете проценты по долговым обязательствам любого вида признаются внереализационными расходам иподп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ . Однако учитываются они в пределах нор мст. 269 , п. 8 ст. 270 НК РФ . Если сумма процентов, которую можно учесть в налоговом учете, меньше их начисленной суммы и организация должна применять ПБУ 18/02, то надо отразить постоянное налоговое обязательство (дебет счета 99 – кредит счета 68)

ПРАВИЛО 7. Если корпоративная карта - кредитная, с льготным беспроцентным периодом, то экономию на процентах считать не нужно

Как правило, за несколько дней пользования кредитными деньгами, потраченными с такой карты, банк не берет никаких процентов. Конкретные условия закрепляются в договоре с банком. В Налоговом кодексе нет каких-либо правил оценки материальной выгоды по беспроцентным займам. Поэтому, даже если такая выгода у организации и есть, с нее не надо платить налог на прибыль. Такой позиции придерживается Высший арбитражный судПостановление Президиума ВАС от 03.08.2004 № 3009/04 . Согласен с ней и Минфи нПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38 .

Часто бухгалтеры спрашивают, можно ли через корпоративную банковскую карту обналичивать деньги для выдачи зарплаты работникам. В принципе, никаких ограничений для этого сейчас нет. Главное - все правильно оформить:

• пусть работник снимет деньги с карты, напишет авансовый отчет и вернет в кассу неизрасходованную сумму;
• кассир должен выписать приходный ордер 0310001п. 3.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П ;
• в бухучете на возвращенные в кассу деньги надо сделать проводку по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Корпоративные банковские карты все шире применяются в расчетах с подотчетными лицами. Это платежное средство удобно использовать для оплаты командировочных, представительских и хозяйственных расходов организации. С помощью корпоративной карты работник может оплачивать товары, услуги безналичным путем, а также получать наличные на расходы в банкоматах и банках. Какой из видов корпоративных карт выбрать, как их оформить и как отражать в учете связанные с ними операции, расскажем в статье.

Какие преимущества дает использование корпоративной банковской карты?

1) Работник получает круглосуточный доступ к денежным средствам организации.

2) Рублевые средства автоматически конвертируются в валюту платежа при оплате услуг за рубежом.

3) Сокращается документооборот, упрощается учет и экономится время.

Деньги выдаются под отчет, минуя кассу. Бухгалтеру не нужно выписывать чек и получать наличные в банке. Не надо приходовать наличные в кассу, выдавать их работнику и оформлять кассовые документы. Не нужно делать записи в кассовой книге (постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.12.2012 N А03-6142/2012 и Третьего арбитражного апелляционного суда от 30.01.2013 N А33-15574/2012).

Работнику не нужно писать заявление на получение денег под отчет и визировать его у руководителя, как того требует пункт 6.3 Порядка ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

4) Работник может получить подотчетные средства, даже если не отчитался по ранее полученной сумме.

Не нужно выполнять требование пункта 6.3 Порядка ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У), согласно которому наличные из кассы под отчет выдаются при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме. Ведь в данном случае кассовые операции не осуществляются.

5) При расчете корпоративной картой не нужно соблюдать лимит расчета наличными.

Напомним, в настоящий момент предельный размер расчетов наличными в рамках одного договора составляет 100 000 рублей (п.6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 N 3073-У). Данное ограничение при оплате расходов корпоративной картой не действует, так как речь идет о безналичных расчетах. При этом организация может установить свой лимит расчетов корпоративными картами.

Важно также отметить, что в случае снятия подотчетником наличных с карты через банкомат и дальнейшей оплаты ими товаров (работ, услуг) от лица организации требуется соблюдать лимит.

6) Расходы, производимые с использованием карты, работник может контролировать в режиме online.

7) Снижаются расходы и риски, связанные с получением, перевозкой и хранением наличных денежных средств.

Какие виды корпоративных карт существуют?

Юридические лица могут открывать на своих сотрудников следующие виды банковских карт (Положение Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием»):

– Дебетовая карта. Используется для совершения операций ее держателем (работником) в пределах расходного лимита – суммы денежных средств организации, находящихся на ее банковском счете. К такой карте может быть предусмотрен овердрафт – кредит, предоставляемый банком организации при недостаточности или отсутствии денег на ее счете;

– Кредитная карта. Используется для совершения ее держателем (работником) операций за счет денежных средств, предоставленных банком организации в пределах расходного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

И те и другие корпоративные карты могут быть именными и неименными.

Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Его имя и фамилия указываются на лицевой стороне карты. Иные лица не вправе осуществлять операции по ней.

Неименные карты выпускаются на компанию. Обезличенной корпоративной картой может пользоваться любое лицо из утвержденного списка подотчетников. В случае увольнения сотрудника и поступления на работу нового подотчетника не придется перевыпускать карту.

На практике наиболее распространенными в использовании являются дебетовые корпоративные карты. Они могут быть выпущены либо к специальному карточному счету , либо к расчетному счету организации.

Плюсом привязки корпоративных карт к расчетному счету является то, что подотчетные лица в любое время суток имеют открытый доступ к денежным средствам организации. Это же является и недостатком таких карт с точки зрения сохранности средств на счете. Однако доступ к ним можно ограничить, установив по картам лимит.

Денежные средства, переведенные на специальный карточный счет, отделены от основных денег организации. Для его пополнения средства необходимо перечислить с расчетного счета организации. Ранее недостатком открытия специального карточного счета являлась необходимость сообщать об этом в налоговый орган и внебюджетные фонды. Однако обязанность сообщать об открытии (закрытии) счетов в банках и ответственность за неподачу таких сообщений отменена:

– с 01.05.2014 – для сообщений в ПФР и ФСС (Закон от 02.04.2014 N 59-ФЗ);

– с 02.05.2014 – для сообщений в ИФНС (Закон от 02.04.2014 N 52-ФЗ).

Как оформить корпоративные банковские карты?

Договор с банком

После того как сделан выбор в пользу какого-либо вида корпоративных карт, заключается договор с банком об их выпуске и обслуживании. Банк-эмитент устанавливает условия выпуска корпоративных карт, перечень необходимых документов, тарифы за обслуживание и пр.

Как правило, к договору банк требует приложить следующие документы:

• список сотрудников организации, которые будут пользоваться картами;
• заявления сотрудников на выпуск карт;
• доверенности от организации на сотрудников-держателей карт;
• документы, необходимые для открытия рублевого (валютного) карточного расчетного счета, и др.

Локальный нормативный акт

Чтобы лучше организовать учет и контроль за расходованием денег организации, рекомендуем разработать внутренний документ, в котором подробно прописать порядок использования корпоративных банковских карт. В частности, в него следует включить следующие основные положения:

Положение	Комментарий
Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте	Важно, чтобы работники знали и понимали, что корпоративные карты нельзя использовать для оплаты личных покупок. Корпоративными картами можно оплачивать расходы, связанные исключительно с деятельностью организации, такие как командировочные, представительские, хозяйственные.
Лимиты расчетов по корпоративным картам	Для каждой корпоративной карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Организация может установить как постоянные, так и временные лимиты. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно определить лимиты на разные категории трат: снятие наличных, предельный размер однократного безналичного списания, операции за рубежом и др.
Срок, в течение которого работник должен отчитаться по средствам, израсходованным с использованием корпоративной карты	Каких-либо временных рамок предоставления отчета для случаев безналичного расчета законодательство не устанавливает. Срок, установленный в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У для предоставления авансового отчета, распространяется только на случаи получения наличных из кассы организации. Поэтому работнику нет необходимости сдавать авансовый отчет после каждой покупки, оплаченной с помощью корпоративной карты. Делать это можно реже. Выбранный организацией срок целесообразно закрепить в локальном акте.
Форма авансового отчета	Для авансового отчета по использованию корпоративной карты организации могут применять как унифицированную форму N АО-1, так и самостоятельно разработанную, содержащую все обязательные реквизиты, поименованные в статье 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В первом случае, заполняя авансовый отчет, в строке «Получен аванс» работник укажет сумму, которую снял с карты. В ней же он пропишет сумму, которую потратил, рассчитываясь с помощью карты безналичным путем, и ту же сумму проставит в строке «Израсходовано». Во втором случае за основу можно взять опять же форму N АО-1. В ней, к примеру, строку «Получен аванс» можно заменить строками «Получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «Использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов». Можно дополнить авансовый отчет по использованию корпоративной карты следующими сведениями: – реквизиты корпоративной карты (ФИО держателя, тип, номер и срок действия); – остаток денежных средств на карте на момент ее получения и возврата; – информацию о пользовании кредитным лимитом.
Перечень основных документов, подтверждающих расходы	Расходы по карте подтверждают слип-чеками по покупкам и чеками терминала, если сотрудник получал наличные деньги через банкомат (пополнял карту наличными). В последнем случае к чекам прикладывают обычную первичку, подтверждающую расходы (чеки ККТ, квитанции БСО, накладные, товарные чеки и т.д.).
Порядок взыскания с работника средств при отсутствии или непредставлении в срок документов, подтверждающих целевое использование корпоративной карты	Средства, использованные с карты, по которым держатель не представил в установленный срок отчет или подтверждающие документы, удерживаются из его зарплаты в соответствии с трудовым законодательством. Следует иметь в виду, что, по мнению налоговиков, если сотрудник своевременно не отчитался по расходованию денежных средств или не вернул полученные под отчет средства, у него возникает доход, с которого работодатель удерживает НДФЛ. Согласны с таким выводом и судьи (постановления Президиума ВАС от 05.03.2013 N 14376/12 и N 13510/12, ФАС Западно-Сибирского от 19.02.2014 N А45-25321/2012, ФАС Восточно-Сибирского от 24.01.2014 N А19-2278/2013).

С утвержденным в организации порядком применения и использования корпоративных карт их держателей следует ознакомить под подпись.

Можно обойтись без разработки внутреннего положения о порядке использования корпоративных карт как отдельного документа. Но тогда такой порядок должен быть прописан в других локальных нормативных актах. Например, в положениях о порядке возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах, а также представительских расходах.

Приказ, определяющий круг работников, которые вправе использовать корпоративные карты

Если организация открывает неименные карты, то передача их сотрудникам осуществляется на основании приказа руководителя. В случае увольнения сотрудника, поступления на работу нового подотчетника придется предоставить в банк обновленный приказ.

Договор о полной материальной ответственности

С сотрудниками-держателями корпоративных карт организации целесообразно заключить договоры о полной материальной ответственности, в которых описать недопустимость разглашения третьим лицам сведений о ПИН-коде карты, ответственность за нарушение установленного порядка ее использования, порядок возмещения ущерба. В этом случае организация вправе будет потребовать у сотрудника, виновного в недостаче средств на карте, возмещения полного действительного ущерба (ст.242 ТК РФ).

При этом следует иметь в виду, что работодатель не вправе заключать договоры о полной материальной ответственности с сотрудниками, должность которых или конкретная поручаемая им работа не предусмотрены в специальном Перечне, утвержденном постановлением Минтруда от 31.12.2002 N 85 (ст.244 ТК РФ, письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1). Ответственность таких сотрудников перед работодателем в случае недостачи средств на корпоративной карте установлена в пределах среднего месячного заработка (ст.241 ТК РФ).

Книга учета оформленных корпоративных карт

Выдачу и возврат корпоративных карт рекомендуем фиксировать в специальной книге учета оформленных корпоративных карт. Альтернативой такой книге может быть акт приема-передачи карты. Разработать формы этих документов организации могут самостоятельно (с учетом обязательных для первичных документов реквизитов).

Выдержка из книги учета оформленных корпоративных карт или акта приема-передачи карты

ФИО работника и его должность	Реквизиты карты (наименование банка, номер карты, срок ее действия, тип карты)	Остаток денежных средств на карте	Кредитный лимит	Подпись, подтверждающая факт передачи сотруднику конверта с ПИН-кодом
Иванов И.И.	1111111111111111	1000,00 руб.	50 000,00 руб.	Иванов

Большинство платежных карт имеет код CCV – код, запрашиваемый при оплате через Интернет (указан на оборотной стороне карты). Во избежание мошеннических действий целесообразно не указывать его в акте приема-передачи карты.

Как вести бухгалтерский учет корпоративных карт?

Основанием для отражения в бухгалтерском учете сумм операций, совершаемых с использованием корпоративных карт, является выдаваемый банком реестр платежей или электронный журнал. Обычно списание или зачисление денежных средств по карточным операциям производится не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра. Затем такие документы могут быть переданы организации.

Движение денежных средств на банковских картах может отражаться с использованием счета 55 «Специальные счета в банках» с выделением отдельного субсчета, например «Корпоративные карты» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н).

При построении аналитического учета по этому субсчету необходимо исходить из условий использования корпоративных карт:

• Если по карточному счету установлен неснижаемый остаток, то целесообразно открыть субсчета следующего порядка «Неснижаемый остаток», «Платежный лимит».
• Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается в аналитике по каждому счету (каждому держателю карты).
• Если к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт разных сотрудников, имеющих право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита, то появляется необходимость ведения аналитического учета в разрезе держателей карт.
• Возможно открытие субсчетов второго порядка субсчета «Специальный карточный счет в банке» в разрезе хозяйственных, командировочных и представительских расходов в зависимости от организационных, экономических и других особенностей организации, а также в целях сближения бухгалтерского и управленческого учетов.

Бухгалтерские проводки, которыми отражаются операции с использованием корпоративной банковской картой, зависят от типа карты.

Дебетовая карта

Блок бухгалтерских проводок для дебетовой корпоративной карты

Дебет

Кредит

Операция

Использование корпоративных пластиковых карт все более популярно. Рассмотрим часто встречающиеся проблемы, связанные с использованием корпоративного «пластика», а также разногласия в законодательстве и способы минимизации налоговых рисков.

Получение любой пластиковой карты производится на основании Положения № 266-П от 24 декабря 2004 г. об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (далее по тексту – Положение № 266-П). На карте практически всегда указываются имя и фамилия ее держателя; даже на корпоративной карте все равно будет выбито либо имя ответственного лица, либо номер, но никак не наименование организации. При этом к одному специальному банковскому счету может быть открыто несколько карточек, оформленных на разных лиц, работающих при этом в одной организации. Также можно каждую карту привязывать к отдельному счету, дабы в аналитическом учете отслеживать расходы в разрезе по каждому из держателей карт.

Расскажите налоговикам

При этом часто возникает необходимость проинформировать налоговую инспекцию об открытии новых счетов организацией. Если корпоративная карта выдается в привязке к новому банковскому счету на основании вновь заключенного договора с кредитным учреждением, то необходимо сообщить об этом инспекторам в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 23 НК РФ. Если же корпоративная карта выдается в дополнение к уже имеющемуся счету и никаких новых счетов в банке открывать не пришлось, то информировать об этом налоговый орган не надо. В подтверждение этого выступает и судебная практика: постановлением ФАС Уральского округа № Ф09-4730/10-С3 от 26 июля 2010 г. по делу № А60-7128/2010-С6 решение налогового органа о привлечении к ответственности за несообщение об открытии счета было отменено. Суд решил, что бизнес-счет не является счетом в том значении, которое придает ему налоговое законодательство, так как он открыт в целях обслуживания корпоративных банковских карт и при его открытии не заключается договор банковского счета, денежные средства третьих лиц на него не зачисляются, и стало быть, обязанность сообщать об открытии данного счета отсутствует.

Какие использовать счета

Согласно пункту 2.8 Положения № 266-П банк может включать в условия договора дополнительные услуги в виде совершения операций даже тогда, когда их сумма превышает остаток денежных средств на банковском счете или больше установленного лимита по овердрафту или кредиту. Если же таких условий в договоре по корпоративной карте не оказывается, то банкиры вправе отказать в проведении подобных операций либо же провести ее и в дальнейшем требовать возмещения по общим условиям исполнения требования на основании статьи 314 Гражданского кодекса РФ.

Специфика договора с банком на выдачу и обслуживание корпоративных карт влияет на аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет в банке» счета 55 «Специальные счета в банках». Нередко договором устанавливается обязательное условие о наличии на счете организации к дебетовой карте неснижаемого остатка, то есть минимальной суммы, которая постоянно должна сохраняться на счете. К этому субсчету бывает целесообразно открыть субсчет второго порядка. Также отдельные субсчета второго порядка необходимы, когда к единому корпоративному счету открыто несколько банковских карт. При перечислении денежных средств на специальный карточный счет клиент аналогично перечислению зарплаты на корпоративные карты передает в кредитную организацию ведомость с данными держателей, номерами карт и суммами на зачисление по каждой карте.

Если корпоративная карта выдается в привязке к банковскому счету на основании вновь заключенного договора с кредитным учреждением, то необходимо сообщить об этом в вашу налоговую инспекцию

После получения от держателей банковских карт первичных документов, подтверждающих совершение операций с использованием корпоративных карт, записи по счетам учета затрат корреспондируют со счетом 57 «Переводы в пути». Это необходимо из-за того, что выписка из банка по специальному карточному счету, подтверждающая фактическое списание денежных средств со счета организации, поступает обычно с небольшой задержкой. После получения банковской выписки суммы оплаты списываются на счет 55, субсчет «Специальный карточный счет».

Расходы на оплату комиссий банка за открытие и ведение карточных счетов отражаются в составе прочих расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».

По условиям договора может быть предусмотрено начисление процентов на остаток средств, находящихся на специальном карточном счете в банке. Суммы таковых отражаются в составе прочих доходов по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Если в банковской выписке по итогам месяца отражено списание денежных средств, не подтвержденных документально подотчетным лицом, тогда эти суммы до представления оправдательных документов должны отражаться по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Одна на всех

Корпоративные карты очень удобны для расчетов с подотчетными лицами, особенно в командировках, так как всегда можно пополнить или заблокировать «пластик» при необходимости. Однако здесь нередко возникают сложности с признанием оплаченных такой картой расходов. Подотчетное лицо – это всегда один конкретный человек, а почти все документы по оформлению расходов в командировке персонифицированы. И если в рабочей поездке была группа сотрудников, а все расходы нес лишь один из них, то признать расходами подотчетного лица оплату билетов или счетов на проживание, а также суточных для других сотрудников будет затруднительно: передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22 сентября 1993 г.

Получается, что наиболее разумный выход для бухгалтера – либо открыть каждому командированному отдельную корпоративную карту, либо по старинке выдать наличными денежный аванс на командировочные расходы из кассы организации. Во всех иных случаях высока вероятность возникновения спора с налоговыми инспекторами. Тем же, кто готов постоять за свои права в суде, наверняка пригодится постановление Девятого арбитражного апелляционного суда № 09АП-12853/2007-АК от 8 октября 2007 г., признавшего допустимым приложение к авансовому отчету оправдательного документа, выписанного на другое лицо, но лишь при условии, что денежные средства фактически были использованы на нужды работодателя. Кроме того, в этом судебном решении сделан важный вывод о том, что нарушение положений пункта 11 Порядка ведения кассовых операций не может быть признано основанием для признания доходом работника и основанием для с сумм, полученных под отчет.

Запрещено?

Следующая острая проблема заключается в ограничениях, установленных для держателей корпоративных карт. В письме ЦБ РФ № 14-27/513 от 24 декабря 2008 г. предусматривается, что перечисление денежных средств на командировочные расходы подотчетному лицу на его банковскую карту допустимо, но только тогда, когда в коллективном договоре (или в локальном нормативном акте – приказе, Положении о командировках и т. п.) прямо предусмотрена такая возможность. Во всех остальных случаях, в том числе и для выдачи сумм под отчет на хозяйственные или представительские расходы, этим письмом такая возможность не предусмотрена.

Против этого порядка выступает судебная практика (см. постановление ФАС Северо-Западного округа № А52-174/2007 от 11 февраля 2008 г., где признана законной выдача средств на административно-хозяйственные расходы сотрудникам организации с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица). Несмотря на запрет таких операций со стороны ЦБ РФ, штрафы за безналичную выдачу подотчетных средств в КоАП РФ не предусмотрены. А чтобы исключить любые претензии со стороны налоговых органов, следует строго соблюдать требования по оформлению такой операции в бухгалтерском учете и во всех необходимых документах.