Акт сверки взаиморасчетов между юридическими лицами - достаточно распространённый документ. Возможно, не все бухгалтера осознают его важность, но для исключения недоразумений и лишних ошибок нужно периодически общаться с бухгалтерией контрагентов. Подписывая акт сверки, дебитор признаёт свою задолженность. На акте сверки указывается дата сличения остатков на бухгалтерских счетах, поэтому, если недобросовестный дебитор отказывается рассчитаться с вами, в суде вы можете предъявить заверенный печатью и подписью уполномоченного представителя контрагента акт сверки и тем самым показать наличие задолженности.

Существует несколько ситуаций, при которых возникает необходимость в акте сверки. Во-первых - при предоставлении отсрочки покупателю. В договоре поставки чётко оговаривается длительность отсрочки, и по её окончании - или даже за несколько дней до ожидаемой даты оплаты - поставщик может деликатно «напомнить» клиенту о том, что подошёл срок платежа. Акт сверки так же необходим, если партнёры сотрудничают длительное время и сделки совершаются часто, а ассортимент реализуемого товара достаточно широк. В этом случае периодически сверяться нужно хотя бы потому, что из-за многочисленных отгрузок, частого приходования товара, многократных перечислений денег бухгалтер может элементарно запутаться. А если вы видите, что суммы остатков по расчётам с вашей организацией у контрагента совпадают - вы можете быть уверены, что всё делаете верно. В третьих, акт сверки должен иметь место при высоких суммах денежных оборотов. Чтобы не нанести ущерб финансовому положению компании, нужно делать всё, чтобы исключить досадные ошибки и недоработки.

Форма акта сверки не зафиксирована в законодательстве. Составляя его, нужно сделать выборку всех совершённых хозяйственных операций между двумя юридическими лицами (это платежи, продажа и покупка товаров, сырья, материалов, оказание услуг - всё, что документально оформлено и подписано обеими сторонами). В начале реестра в акте сверки указывают остаток на начало периода, за который проводится сверка, если он есть. Затем показывают все поступления в денежном выражении и подводят итог - задолженность в пользу одной из организаций либо нулевой остаток - когда все расчёты выполнены.

Обязательным реквизитом при оформлении акта сверки, помимо печати, являются подписи руководителей сверяющихся компаний. Ставя свою резолюцию, глава фирмы подтверждает достоверность указанной в акте сверки информации.

Акт сверки составляется в двух экземплярах, на обоих ставится подпись бухгалтера, ответственного за главного бухгалтера (это может быть одно и то же лицо) и руководителя. Оба экземпляра отправляют второй стороне с тем, чтобы там подтвердили истинность информации в акте и тоже поставили подписи и печать.

Целесообразно сверять расчёты на конец месяца, квартала, года, потому что при составлении различных бухгалтерских отчётов в них необходимо указывать сумму

Современные бухгалтерские программы позволяют быстро сделать выборку по всем бухгалтерским счетам и составить акт сверки, поэтому вам не придётся копаться в архиве, выискивая все накладные, счета, платёжные поручения.

Помните, что вы не можете заставить организацию, с которой сверяетесь, подписать акт сверки, и если они не хотят признавать задолженность перед вами, то могут вовсе не вернуть отправленный вами акт. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы в акте сверки было написано, что если сторона, составившая и отославшая другой стороне акт сверки, не получит свой экземпляр акта через определённый срок, то сальдо (остаток) будет считаться подтверждённым.

Акт сверки документов оформляет процедуру сравнения взаиморасчетов между двумя деловым партнерами. В статье рассказывается, как правильно составить и оформить акт сверки документов.

Из статьи вы узнаете:

Юридически акт сверки (далее по тексту - АС) не относится к категории первичной документации.Он используется как дополнительное свидетельство в случае необходимости доказать факт задолженности одного из деловых партнеров. Другое назначение АС - продление срока исковой давности. Это связано с тем, что день подписания АС является точкой отсчета данного срока.

Очевидно, что кажущаяся необязательность и невысокий юридический статус данного документа вызваны недопониманием его возможностей как юридического инструмента воздействия на недобросовестного делового партнера. Впрочем, для того чтобы АС действительно стал таким инструментом, особое внимание нужно обратить на его грамотное составление и оформление. Об этом будет рассказано ниже.

Акт сверки: юридический статус

На любом этапе деловых взаимоотношений может возникнуть необходимость проведения процедуры проведения взаимных расчетов.

Взаиморасчеты проводят в том случае, когда один из партнеров оплачивает услуги, работы или товары, поставляемые другим участником деловой операции.

Накладные, чеки и другие документы, которые относятся к категории первичных, выступают подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Эти бумаги служат основой для ведения бухучета . Даже незначительная ошибка в расчетах может существенным образом повлиять на корректность всего учета.

Со временем расхождения и несоответствия в учетных документах деловых партнеров приводят к появлению неучтенных выплат и образованию задолженностей.

Выявление на ранних стадиях некорректных записей и возможных расхождений - является основной задачей и функцией акта сверки. На практике проведение самой процедуры не вызывает затруднений. Технология сверки в общем виде сводится к тому, что учет, проводимый одной стороной, сопоставляется с учетом, проводимым другой стороной. В случае обнаружения расхождений или некорректных записей составляется акт, а все первичные документы сторон подлежат дополнительному анализу.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов - документ, представляющий финансовые операции двух организаций-партнеров, совершенные в конкретный промежуток времени. В идеальном случае все данные, собранные в финансовых ведомостях одной стороны, должны полностью коррелировать с данными, собранными другой стороной. При выявлении малейших несоответствий составляется акт сверки.

Унифицированная форма данного акта не регламентирована действующими законодательными стандартами. Предприятия самостоятельно разрабатывают форму данной деловой бумаги и утверждают ее локальной нормативной документацией.

АС подписывается обеими сторонами, если они подтверждают факт согласия с обнаруженной задолженностью. Мы уже говорили выше, что срок давности определяется с помощью даты подписи акта сверки. Далее мы подробнее рассмотрим данный вопрос.

В общем случае, при проведении любой хозяйственной операции оформляется документ, относящийся к категории первичных. С этого момента исчисляется срок давности. Однако есть и частный случай, к которому относится случай составления акта сверки. Этот документ прерывает срок давности и начинает новый отсчет этого срока - с момента подписания АС.

Наличие обязательных элементов АС - реквизиты партнеров, дата и период сверки, перечень операций и расчетов - обеспечивает юридическую силу данной бумаги.

Как инструмент разрешения споров, акт сверки может быть с успехом использован только при наличии в нем всех необходимых реквизитов (это не отменят положения о том, что форма самого акта остается свободной).

К таким обязательным реквизитам относятся:

1. наименование деловой бумаги;
2. наименование стороны (юридическое название компании и ее реквизиты);
3. ссылка на первичную документацию, являющуюся исходной при расчетах и подтверждающую факт проведения хозяйтсвенных действий;
4. расчетные суммы;
5. сальдо-итог;
6. дата составления;
7. подписи лиц, ответственных за проведение расчетов с каждой стороны;
8. оттиски печатей каждой компании-партенра.

Также самими партнерами устанавливается масштаб сверки. Она может быть проведена в масштабе одного наименования товара, в масштабе одной поставки или одного контракта. В рамках проведения ежегодной инвентаризации, как правило, проводится и процедура сверки. Поводом для оформления АС становится любое несоответствие между записями в учетных документах сторон. Это вызвано с целью избежать выявления задолженности или недостачи после ликвидации или банкротства одной из сторон.

Полезная статья: Как правильно оформить акт сверки, образец заполнения в делопроизводстве можно найти .

Заполнение акта сверки документов

Форма составления и порядок оформления АС являются свободной для каждого предприятия. Инициатор проведения проверки поручает бухгалтерии составить акт . Далее документ должен быть заполнен, а два его экземпляра отправлены оппоненту.

В свою очередь, оппонент производит сверку своих данных с цифрами, предоставленными партнером. Если расхождения действительно имеют место, и оппонент признает этот факт, то оба экземпляра документа подписываются им и скрепляются оттиском печати фирма. Компания-инициатор спора получает подписанные и заверенные экземпляры обратно.

Счета-фактуры являются тем источником, которому должны соответствовать все данные из АС. Совпадение всех данных взаиморасчетов является обязательным. В противном случае расхождения должны быть зафиксированы в финальной части АС.

Если речь идет о внутреннем документообороте организаций-партнеров, то здесь достаточно подписи главных бухгалтеров обеих сторон. В случае же судебных разбирательств и тяжб, такой подписи будет недостаточно, и она должна быть подтверждена подпитию руководителя компании.

Образец акта сверки документов представлен ниже:

Как проверять акт сверки

Если вы хотите проверить правильность составления АС, то рекомендуем вам обратить внимание на ряд элементов, наличие которых является обязательным:

1. Заголовок;
2. Даты составления;
3. Полное наименование фирм, участников спора;
4. Данные о должностных лицах;
5. Данные о сотрудниках, несущих ответственность за составление и удостоверение бумаги;
6. Распределенные по договорам данные основной части АС.

За образец при составлении акта следует брать шаблоны первичной документации. Особенно это касается правил оформления реквизитов.

Каждая компания может разрабатывать свою форму акта, но многолетний опыт работы разных компаний подтвердил эффективность и преимущество следующей композиции материала:

1. Вступительная часть (преамбула) содержит обязательные реквизиты;
2. Основная часть содержит данные за выбранный период сверки (например, хронологический перечень сверяемых документов). В ряде случаев необходимо указать название проведенной операции - поставка или приобретение товара, перевод средства, продажа или списание ценностей и т.д.

Сопроводительное письмо по акту сверки

Как правило, к акту сверки прилагается сопроводительное письмо. Оно чаще всего содержит список приложений.

Текст письма обычно состоит из двух частей:

1. Констатация факта передачи (отправки) акта:
   Высылаем вам...., Направляем вам.., Передам вам...и т.д.
2. Цель письма:
   Для ознакомления; Для согласования; Для подписания; Просьба об своевременном ответе по акту.

   Это может быть подтверждение ознакомления, согласования и возврате подписанного экземпляра акта. Здесь уместны будут следующие слова и выражения:

   «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр акта сверки...» «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного акта сверки...»

В конце приводится перечень документов, прилагаемых к письму: акт сверки, первичная документация, приказы, распоряжения и т.д.

А кт сверки взаиморасчетов - это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, делать это следует регулярно. Своевременная сверка избавит вас от ошибок в налоговой и бухгалтерской отчетности. Акт сверки также свидетельствует о признании контрагентом долга. Причем в день подписания документа течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново .

Разрабатываем форму акта сверки

Форму акта сверки взаиморасчетов организации разрабатывают самостоятельно. В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).

Прежде чем заняться разработкой реквизитов акта, следует понять, относится ли он к первичным учетным документам. Существуют две противоположные точки зрения.

С одной стороны, ФНС России в письме от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955 отметила, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции. Чиновники объяснили это тем, что при подписании документа финансовое состояние сторон не меняется. По нашему мнению, такая позиция весьма логична.

С другой стороны, те же налоговики не раз пытались доказать в судах, что если акт сверки взаимных расчетов оформлен без учета обязательных реквизитов первичного бухгалтерского документа, то он не является основанием для перерыва течения срока исковой давности. Отметим, что данная точка зрения чиновников не находит поддержки у арбитров.

Судебная практика

Свернуть Показать

Судьи посчитали, что акт сверки не является документом строгой бухгалтерской отчетности, форма и обязательные реквизиты которого определены законом (постановления ФАС Московского округа от 04.09.2013 по делу № А40-148003/12-55-1356, Северо-Западного округа от 09.04.2013 по делу № А56-44437/2012, Уральского округа от 27.03.2012 № Ф09-933/12).

Приведем список реквизитов, которые, по нашему мнению, должен содержать акт сверки расчетов:

1. наименование документа;
2. наименования сторон;
3. даты подписания акта;
4. период, за который проводится сверка;
5. реквизиты договора, по которому проводится сверка;
6. ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ / оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.);
7. суммы операций (факта хозяйственной жизни) в денежном выражении;
8. конечное сальдо в денежном выражении;
9. подписи сторон и Ф.И.О. лиц, подписавших акт;
10. печати сторон.

Вместе с тем отметим, что отсутствие какого-либо из перечисленных реквизитов автоматически не влечет недействительность акта (см. образец акта сверки в Примере).

Свернуть Показать

Судебная практика

Свернуть Показать

Высшие арбитры приняли во внимание акт сверки, в котором отсутствовали ссылки на первичные документы бухгалтерского учета, основание возникновения задолженности и дата подписания акта. Объяснили они это тем, что согласно ч. 2 ст. 71 АПК РФ суд оценивает как относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, так и достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности. В данном деле суд сравнил содержащиеся в акте сверки суммы долга с суммами, которые указаны в подписанных актах выполненных работ и справке о выполненных работах и затратах. Также сыграло роль отсутствие доказательств наличия между сторонами иных договорных обязательств (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13031/12).

Тем не менее чаще всего судьи настаивают на наличии в акте сверок ссылок на первичные документы.

Судебная практика

Свернуть Показать

Суд не признал задолженность, т.к. в акте сверки отсутствовали ссылки на первичные документы (не были указаны номера и даты) и дата подписания акта (определение ВАС РФ от 27.02.2013 № ВАС-1472/13).

По другому делу арбитры не приняли акт сверки взаиморасчетов, в котором отсутствовали ссылки на спорные товарные накладные (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 26.04.2010 по делу № А31-3047/2009).

Еще в одном случае акт не был принят судом, т.к. в нем упоминались договор подряда и акт взаимозачета (постановление ФАС Центрального округа от 05.06.2009 № Ф10-2002/09).

Кто подпишет акт?

Акт сверки составляют в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон. Он ) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан обеими сторонами.

Судебная практика

Свернуть Показать

Представленные продавцом акты сверок взаимных расчетов признаны судами недопустимыми доказательствами, поскольку они подписаны в одностороннем порядке и не подтверждаются первичными бухгалтерскими документами (определение ВАС РФ от 30.01.2013 № ВАС-48/13).

При этом суды не принимают в качестве доказательства акты сверки, подписанные неуполномоченными лицами.

Судебная практика

Свернуть Показать

Акт сверки расчетов не принят судом в качестве доказательства прерывания срока исковой давности, поскольку подписан неуполномоченным лицом (определение ВАС РФ от 09.01.2013 № ВАС-17480/12).

Сверка взаиморасчетов и составление акта производятся при совершении торговых сделок и определении финансовых обязательств сторон. Акт о сверке расчетов – вторичный документ. При составлении акта сверки сводится к минимуму возникновение разногласий между сторонами.

Сверка взаимных расчетов – это процедура, при проведении которой стороны подтверждают отсутствие или наличие задолженности в расчетах. Это необходимо для предотвращения возникновения спорных ситуаций, либо же быстрого их решения.

Контрагент может отказаться от проведения акта сверки, однако это, зачастую, означает сокрытие задолженности.

Согласно закону, компания не может принудить контрагента к принудительному проведению сверки. Акт составляется на добровольной основе.

В каком порядке осуществляется сверка взаиморасчетов?

Порядок осуществления сверки:

• Устное обсуждение обязательств;
• Предоставление данных по долговым обязательствам;
• Занесение данных в акт сверки;
• Прикрепление к акту сверки расчетов ссылки на договор между сторонами;
• Постановка необходимых подписей и печатей. Особое внимание уделяется подписи бухгалтера, без которой акт не будет являться действительным.

Обязательно ли составлять акт сверки?

Сверка расчетов и составление акта обязательны в случае:

• Предоставления покупателю рассрочки или отсрочки платежа;
• Постоянного сотрудничества продавца и покупателя;
• Предложения компанией широкого ассортимента продукции;
• Высокой стоимости товара;
• Дальнейшего заключения соглашений между продавцом и покупателем.

Составление акта обязательно для страхования предприятия. Если контрагент не желает тратить силы и время на составления акта, следует самостоятельно произвести сверку.

Кто заполняет и подписывает бланк акта?

Составление и подписание акта осуществляет работник бухгалтерского отдела компании. Каждая фирма создает свой собственный бланк акта о сверке взаиморасчетов , поскольку его форма не определена законодательством. Бухгалтер вносит в документ все предоставленные данные и ставит свою подпись в определенном места акта.

Вам поручили составить учетную политику, а вы не знаете как? Статья даст вам все ответы.

Помимо бухгалтера, свою подпись ставит также директор фирмы.

После составления акта, оба экземпляра предоставляются для подписи контрагенту.

Алгоритм составления акта сверки взаиморасчетов

Документ может быть составлен в свободной форме, поскольку законодательство не предусматривает единой, унифицированной формы. При заполнении можно придерживаться шаблона.

При составлении акта следует обратить внимание на:

• Указание причины, по которым необходимо составление акта;
• Полные именные и паспортные данные сторон;
• Точную дату составления и подписания документа;
• Указание календарного периода, в течение которого будут произведены уточнения расчетов;
• Реквизиты договоров;
• Размеры долга сторон;
• Печати и подписи.

Чаще всего акт сверки составляется в виде реестра документов, которые упорядочены по дате создания, имеют все необходимые подписи и печати. Следует составлять акт сверки при начале сотрудничества, совершении сделки или же сразу после подписания последнего акта.

Как возложить дополнительные обязанности на работника? Всю информацию вы найдете

При отсутствии в документе реквизитов какой-либо стороны, акт не становится недействительным, но имеет меньшую силу в суде, при условии, что все остальные необходимые данные указаны верно.

Основные разделы акта сверки взаимных расчетов:

• Дата составления акта;
• Название организации-составителя акта и реквизиты контрагента;
• Указание ФИО должностных лиц;
• Наименование операции;
• Указание сумм дебета и кредита.

Форма, реквизиты и структура акта взаимных расчетов

Акт взаимных расчетов может быть составлен в произвольной форме. Акт должен включать в себя все реквизиты сторон, указание периодов сверки, сальдо за начало и конец периода.

Информация в акте предоставляется последовательно. Суммы кредита и дебета, а также наименования операций, вписываются в таблицу.

Акт взаимных расчетов может иметь несколько страниц, по одной на каждую товарную позицию.

Требования к оформлению документа

Основные требования к оформлению, без выполнения которых документ не имеет юридической силы:

• Наличие подписей бухгалтера, директора и контрагента (должника), без которых документ не является действительным;
• Акт сверки должен быть составлен на бланке фирмы. Не допускается наличие финансовых и орфографических ошибок;
• Два аутентичных экземпляра документа, подписанные сторонами;
• Со стороны предприятия-составителя подпись ставит либо директор, либо главный бухгалтер. Их подписи должны быть в обязательном порядке заверены личными печатями.

Где можно скачать бесплатно образец акта?

Скачать бесплатно акт-сверки в формате Excel можно

Оптимальные сроки для сверки

Акт составляется на любой, необходимый для сверки период. Он может быть составлен на месяц или год. Строгих требований к оформлению, срокам и периодичности не предъявляется.

Как самому составить заявление на аванс, чтобы не возникло проблем. статья даст вам все ответы.

Основные правила составления акта сверки взаимных расчетов:

• Юридически правильная форма акта;
• Составление акта главным бухгалтером предприятия;
• Наличие всех необходимых реквизитов сторон;
• Наличие отсылки на основной договор между сторонами;
• Период, за который производится сверка данных;
• Наличие печатей и подписей всех сторон. Без подписи контрагента акт не является действительным.

Ставя свою подпись на документе о сверке взаимных расчетов, контрагент признает наличие за собой долга, который необходимо погасить.

Роль акта взаиморасчетов в судебном процессе

При возникновении спорных вопросов и обращении одной из сторон в суд, акт сверки взаимных расчетов играет важную роль.

При наличии документа о сверке можно избежать процесса доказывания, поскольку все необходимые данные указаны в акте и заверены печатью и подписью. Акт сверки взаимных расчетов является весомым доказательством.

При попытке урегулирования спора в досудебном порядке, акт сверки взаимных расчетов является подтверждением признания стороной наличия долговых обязательств.

Юридическую силу имеет только тот акт сверки, который подписан обоими контрагентами, бухгалтером и директором фирмы.

Контрагент может отказаться от заполнения акта сверки и проставления на документе личной подписи. Юридически повлиять на его решение невозможно.

Можно обезопасить себя от подобных ситуаций, прописав обязательное заполнение акта сверки в договоре на оказание услуг или продажу товара.

При возникновении споров в судебной практике, судьи зачастую выказывали мнение о том, что акт сверки не служит основным доказательством о наличии задолженности за контрагентом, однако все же является значительным подкреплением иных документов, указывающих на нее.

подскажет вам, как быстро и легко составить данный документ.

При наличии акта судья имеет право увеличить срок давности рассмотрения иска. В данном случае начало срока высчитывается исходя из указанной в документе даты, без учета числа, за которое возникла спорная ситуация между сторонами.

Подписание контрагентами акта сверки является свидетельством того, что стороны подтверждают наличие взаимоотношений между ними и указывают точные данные, необходимые для сверки расчетов.

Документ является свидетельством отсутствия долговых обязательств.

Хотите сделать сверку взаиморасчетов в 1С? Смотрите следующее видео с подробными рекомендациями:

Акт сверки - это документ, предназначенный для определения состояния взаиморасчетов между контрагентами. Законодательство не обязывает организации и индивидуальных предпринимателей составлять эти документы в обязательном порядке. Однако большинство работников бухгалтерии предпочитают периодически проводить данную работу с целью избежать ошибок в учете и возможных разногласий с поставщиками и покупателями.

Назначение документа

Акт сверки предназначен для документального подтверждения состояния расчетов между двумя организациями на определенную дату. С помощью данного документа можно проследить все хозяйственные операции, проведенные с участием контрагентов в разрезе договоров или в целом по конкретной организации, и вывести конечное сальдо на ту или иную дату. Этот остаток может быть подтвержден как обоими участниками сверки, так и только одним юридическим лицом или ИП. Если по данным бухучета существуют расхождения по сумме конечного сальдо, то их можно устранить путем изучения операций, которые указаны в акте сверки. В учете той или иной организации может быть неверно отражена сумма какой-либо продажи или оплаты. В случае обнаружения ошибок бухгалтер делает в учете исправления, после чего составляется новый акт сверки взаиморасчетов, который подписывается уполномоченными на это лицами.

Периодичность составления

Законодательством нашей страны не предусмотрена обязанность компаний составлять акты сверки в строго определенное время. Каждая организация самостоятельно решает, когда необходимо проводить проверку взаиморасчетов с контрагентами, да и стоит ли это делать вообще. При этом можно выделить несколько ситуаций, когда данная процедура может помочь избежать ошибок в бухучете и конфликтов с поставщиками и подрядчиками. Акт сверки необходим в следующих случаях:

1. Перед составлением обязательной годовой бухгалтерской отчетности.

2. При проведении инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами.

3. Если поставщик предоставляет покупателю рассрочку платежа.

4. Контрагенты сотрудничают длительное время.

5. Значительные суммы сделок или частые и объемные поставки товаров или услуг.

Акты сверки и составление годовой отчетности

Большая часть работников бухгалтерии предпочитает проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами перед сдачей годовых отчетов. Благодаря этой практике можно найти и исправить много ошибок в учете, которые могли бы повлиять на достоверность отчетности. Особенно это необходимо для крупных организаций с большим количеством различных подразделений. В таких условиях документы на приобретение какой-либо продукции, например, канцтоваров для какого-то отдела, могут просто не попасть вовремя в бухгалтерию.

Часто такое случается при поставке товара без осуществления предоплаты в конце отчетного периода. Материалы получены, их отгрузка отражена в учете контрагента, а в бухгалтерии принимающей организации ничего об этом не известно. В случае предоплаты внимательные бухгалтеры обычно сами пытаются выяснить, не было ли поставки, и получить соответствующие документы. Если же перечисления денежных средств не было и в ближайшее время не ожидается, поставка товара так и не будет отражена в учете получателя груза. Акт сверки с контрагентом позволяет проследить, все ли документы по совершенным хозяйственным операциям отражены в учете, а также проверить корректность их отражения. Многие сотрудники при выявлении расхождений своих данных с данными контрагента, наряду с актом сверки, подписанным с разногласиями, сразу же передают недостающий комплект документов. Это значительно ускоряет процесс исправления ошибок в учете.

Форма документа

На каждом предприятии может быть разработана и утверждена своя собственная форма акта сверки, которая будет устраивать всех заинтересованных лиц, и позволит корректно проводить проверку. Нормативными актами не предусмотрен унифицированный вид данного документа. Но, поскольку он является первичным, при его составлении должны быть учтены все требования, которые предъявляются законодательством к оформлению такого рода документации. В частности, акт сверки должен иметь следующие реквизиты:

1. Наименование.

2. Дата его формирования.

3. Данные о составителе.

4. Краткое содержание проведенной операции.

5. Измерители указанных хозяйственных операций.

6. Указание должностей лиц, ответственных за отражение хозяйственных операций и документальное их оформление.

7. Собственноручные подписи указанных должностных лиц.

Порядок заполнения

Основной частью акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является таблица. Она состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, мероприятия организации - составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом - ее денежное выражение по дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки. Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся - в хронологическом порядке - записи обо всех проведенных организацией, с участием конкретного контрагента, операций за определенный период. После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту, и определяется конечное сальдо на нужную дату.

Проведение сверки

Компания, получившая акт сверки от контрагента, сравнивает данные своего бухгалтерского учета с информацией, представленной организацией-составителем в документе. Проверяется дата совершения хозяйственной операции, ее вид и сумма. Работник бухгалтерии сверяет также сальдо на начало периода. В случае обнаружения несоответствий лучше всего сначала проверить правильность отражения документов в собственном учете. Для этого потребуется поднять накладные и счета-фактуры, представленные контрагентом или выписанные ему. В случае обнаружения ошибки данные учета подлежат корректировке, после которой сверка проводится заново. Если же ошибка не обнаружена, сотрудник указывает в правой части акта свою информацию, подсчитывает обороты и конечное сальдо. Акт сверки отправляется контрагенту с расхождениями.

Правила подписания

Документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером компании. На отведенном для этого месте ставят печать организации. Она должна зацепить последние пару букв подписей. При отсутствии руководителя или главного бухгалтера акт сверки заверяется подписями других должностных лиц организации, имеющих право на подписание таких документов. При этом указывается их должность.

Статус документа

Акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если, например, дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность тем самым оплатить долг. Акт сверки с некоторыми другими оправдательными документами служит также основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности. Подписанный обеими сторонами документ необходим также при обращении компании в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.